Foto: Colourbox.de DIE DIGITALE ABRECHNUNG Mit dem 1. Januar 2017 endet die Frist zur Umstellung THEKE aller Kassensysteme. Ab diesem Zeitpunkt dürfen nur noch Kassen- und Waagensysteme eingesetzt werden, die jeden Buchungsvorgang im Einzelnen aufzeichnen und unveränderbar komplett abspeichern. Unter dem sperrigen Titel „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ verschärfte das Bundesfinanzministerium (BMF) mit Schreiben vom 14. November 2014 die bis dahin geltenden Bestimmungen für die Aufzeichnung von Bargeschäften mittels Registrierkassen sowie die Regelungen zur Aufbewahrung und Zugriffsmöglichkeiten der digitalen Unterlagen. Die GoBD gelten seit dem 1. Januar 2015 und lösten die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“, das „FAQ zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ sowie die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ ab. RICHTIG AUFBEWAHREN Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungsgerätes, also einer Kasse, erstellt wurden, müssen für zehn Jahre jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sowie maschinell auswertbar aufbewahrt werden (lt. § 147, Abs. 2 der Abgabenverordnung). Registrierkassen und Waagensysteme sowie zugehörige Datenverarbeitungssysteme müssen den GoSB- und den GDPdU-Grundsätzen entsprechen. Diese Daten sind unveränderbar und komplett aufzubewahren. Eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im täglichen oder monatlichen Z-Bericht) ist ebenso unzulässig wie das ausschließliche Vorhalten Abkürzungen BMF = Bundesministerium der Finanzen GDPdU = Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GoB = Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff GoBS = Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme 5/2016 23
FH_05_2016
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